Ochrana osobních údajů aneb jak s nimi v projektu Vědomé rodičovství pracujeme?

25. 5. 2018 vešlo v platnosti Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, neboli GDPR. V následujícím dokumentu vám přiblížíme, jak s údaji nakládáme.

Správcem vašich osobních údajů je organizace MOTÝL, z.ú., Žlutická 2, 323 00 Plzeň, IČ: 26674157, zapsaná U Krajského soudu v Plzni. Proto, abychom vám mohli poskytovat služby, potřebujeme některé vaše osobní údaje. Při jejich zpracovávání dodržujeme ovšem tyto zásady:

  • nezjišťujeme nic, co nepotřebujeme skutečně vědět,
  • s údaji nakládáme citlivě, nepředáváme je jen tak někomu,
  • pokud data předáváme dál, máme ověřeno, že s nimi bude správně nakládáno.

Níže naleznete výčet toho, jaká data jste nám svěřili, proč je potřebujeme, případně komu je předáváme dál.

Osobní údaje, které budou zpracovány, včetně účelu jejich zpracování:

  • Jméno a příjmení dítěte - jméno a příjmení dítěte získáváme v Přihlášce do aktivity. Jméno dítěte bude následně uvedeno v Docházce, kterou má k dispozici koordinátor aktivit a v době aktivity lektor aktivity, ke jménu je zapisováno, zda se dítě aktivity účastnilo v daný den, neúčastnilo bez omluv, nebo bylo omluveno. Jméno dítěte je také uvedeno v Systému omluv a náhrad. Přihláška je založena a zamčena v archivu.
  • Datum narození dítěte - datum narození získáváme v Přihlášce do aktivity. Datum narození je pro nás důležité z důvodu správného zařazení dítěte do odpovídající skupinky (skupiny aktivit jsou tvořeny dle věku dětí), i datum narození je pro přehlednost uváděno v Docházce. I datum narození je uvedeno v Systému omluv a náhrad, tady je datum narození uvedeno z důvodu možnosti náhrad v jiných aktivitách, v systému se u dítěte zobrazují jen věku odpovídající aktivity.
  • Jméno a příjmení rodiče (případně rodičů) - jméno a příjmení rodičů získáváme také v Přihlášce, tento údaj nám slouží ke komunikaci s rodiči, zároveň je jméno rodiče uvedeno v Systému omluv a náhrad, kde slouží k jasné identifikaci dítěte (především ve chvíli, kdy příjmení dítěte a rodiče je jiné).
  • Bydliště dítěte - adresu bydliště získáváme také v Přihlášce. Tento údaj slouží k tvorbě statistik, z jakých obvodů, případně jakých dalších obcí k nám klienti docházejí. Tyto statistiky vyžadují donátoři v dotačních řízeních. Ve statistikách ovšem nejsou uváděna žádná jména ani přesně adresy, pouze počty lidí z daných městských obvodů.
  • Telefonní číslo rodiče - údaj opět získávaný v Přihlášce. Telefonní číslo je uváděno v Docházce, kde slouží k rychlé možnosti kontaktování rodiče v případě změny v aktivitách (např. odpadnutí lekce, nabídky jiné vhodnější skupinky, změny času lekce, apod.).
  • E-mailová adresa - údaj získávaný v Přihlášce. E-mailová adresa slouží především ke komunikaci s rodiči ohledně aktivity, dále je na jejím základě založen účet v Systému omluv a náhrad a také jsou na adresu zasílány informace a aktuality ohledně dění v organizaci (zápisy, semináře, změny, ...).

Po přihlášení na aktivitu získáváte přihlašovací údaje do systému Auksys, kde si můžete řídit své omluvy a náhrady omluvených lekcí. Údaje potřebné pro zavedení do systému zadáváme my z Přihlášky (uvádíme jméno dítěte, jméno rodiče, telefon a e-mailovou adresu). Po registraci jsou Vám automaticky zaslány přihlašovací údaje do systému, ke kterým my nemáme přístup. V systému se také hlásíte na jednorázové akce, které vyžadují zakoupení vstupenky předem. Provozovatel systému nemá možnost s vašimi údaji nijak dál pracovat.

Pokud vyplňujete přihlášku online, děje se tak přes server Webnode.cz, ti také vaše údaje nijak nemohou využívat.

Pokud jste se přihlásili k odběru novinek, evidujeme pouze vaši emailovou adresu. Seznam adres je uložen v online nástroji Ecomail, který newslettery rozesílá.

Pořizování fotografií během aktivit MOTÝL, z.ú.

Během všech aktivit (aktivity pro rodiče s dětmi, jednorázové akce, semináře, rodičovské skupiny, příměstské tábory, letní pobyt) pořizujeme fotografie. Fotografie slouží k účelu propagace aktivit a jsou umisťovány na web organizace MOTÝL, z.ú., případně facebook Rodinného centra MOTÝL. Fotky jsou také užívány na letáky, plakáty a další propagační materiály, v tomto případě jste ale vždy znovu poptáni, zda fotku můžeme takto použít. Fotky z jednotlivých aktivit také uveřejňujeme na serveru Rajče.cz.

Ochranná opatření

Dokumenty v tištěné podobě uchováváme v uzamykatelných skříňkách - opět s omezeným přístupem. Ochranu dat více zpracovává naše interní směrnice. S tou jsou seznámeni všichni naši zaměstnanci. Zaměstnanci zároveň v rámci své pracovní smlouvy či dohody podepisují povinnost mlčenlivosti. Všichni jsme si vědomi toho, že nemáme právo vaše údaje využívat nepovoleným způsobem.

Doba, po kterou vaše osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zákazníků a třetích stran zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích ze smlouvy, a dále po dobu, po kterou jsme povinní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. Vaše osobní údaje získané na základě dobrovolného souhlasu za účelem zasílání newsletteru nebo zveřejnění fotografií zpracováváme do odvolání vašeho souhlasu. Jestliže nám píšete přes kontaktní formulář na webu, pak vaše osobní údaje zpracováváme a využíváme je pouze za účelem vyřízení vašich žádostí, připomínek, apod.

Vaše práva

Protože zpracováváme vaše osobní údaje a údaje o vašich dětech, máte právo být dostatečně informováni o zpracování těchto údajů. Proto také píšeme tento dokument.

Mezi vaše další práva patří hlavně:

  • právo na přístup k osobním údajům
  • právo na opravu, resp. doplnění
  • právo na výmaz všech údajů
  • právo na omezení zpracování
  • právo na přenositelnost údajů (pokud chcete data předat jinému Správci)
  • právo vznést námitku

Pokud nám udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů či se zveřejněním fotografií, máte právo:

  • vzít souhlas kdykoliv zpět
  • požadovat po nás informaci, jaké vaše osobní údaje zpracováváme
  • požadovat po nás vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů
  • vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit
  • požadovat po nás výmaz těchto osobních údajů
  • v případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů obrátit se na nás nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů

Souhlas můžete kdykoliv odvolat písemně přes náš email kancelar@motyl-plzen.cz nebo zasláním písemné žádosti na naši adresu Žlutická 2, 323 00 Plzeň.

Pokud máte jakékoli nejasnosti ohledně toho, jaká data spravujeme nebo jak zajišťujeme jejich ochranu, neváhejte se na nás obrátit skrze email kancelar@motyl-plzen.cz

V Plzni 5. 6. 2023

Tým MOTÝL, z.ú.